Flanders’ FOOD is het innovatieplatform voor de Vlaamse agrovoedingsindustrie. Samen met onze leden - bedrijven, onderzoeksinstellingen, verenigingen en federaties - vormen wij de speerpuntcluster agrifood, het netwerk voor innovatie in de agrovoedingsindustrie. Wij ondersteunen voedingsbedrijven in het initiëren, uitdenken en implementeren van innovaties in voedingsproducten, productiesystemen en nieuwe business concepten. Een hele kluif! Samenwerken zit in ons DNA en met behulp van de juiste partners en onderzoeksinstellingen bezorgen we waardevolle informatie en/of financiering om innovaties te doen slagen.
Functiebeschrijving
Als Office Manager zorg je ervoor dat een veelheid aan (praktische) taken binnen de organisatie vlot afgehandeld worden. Verder bestaat een deel van je verantwoordelijkheid er ook in om Management Assistant te zijn voor de Managing Director van Flanders’ FOOD aan wie je ook rapporteert. Je belangrijkste verantwoordelijkheden kunnen als volgt omschreven worden:
- Opnemen van de zorgende, verbindende en luisterende rol binnen de organisatie zodat deze relationeel en organisatorisch goed functioneert (luisterend oor, voelspriet voor risico’s en problemen, vertrouwenspersoon)
- Organiseren en uitvoeren van alle noodzakelijke taken gelinked aan het draaiende houden van het kantoor (bestellingen en aankopen allerhande inclusief het economaat hiervan, fysiek (kaften) en digitaal klassement (SharePoint) en archivering, verzekeringen, post) en het vervullen van de onthaalfunctie tov (nieuwe) medewerkers, klanten, leveranciers, bezoekers
- HR gerelateerde taken zoals: ondersteuning van de Managing Director bij opstart van nieuwe medewerkers of beëindiging van samenwerking; contactpersoon zijn van het sociale secretariaat; verzorgen van attesten (ouderschapsverlof, ziekte, ...) en verzekeringen (groeps-, hospitalisatie-) en interne adviesverlening hierover
- Ondersteunen van FF collega’s bij het boeken van reizen of het organiseren van events/workshops en het mede-organiseren van de jaarevents bij Flanders’ FOOD (nieuwjaarsreceptie, algemene vergadering, netwerkmomenten, speciale gelegenheden) en dit samen met de Managing Director en Community Manager
- Opnemen van de taak van persoonlijke Management Assistant van de Managing Director: agendabeheer, telefonische contacten, herinneren van belangrijke/dringende zaken, ondersteuning bij pr-activiteiten (cadeautjes, kaartjes, ...)
Bekwaamheden en vereiste ervaring
Deze erg veelzijdige en uitdagende functie vereist dat goede kandidaten minstens enkele jaren ervaring hebben in een gelijkaardige functie die aspecten omvatte van algemeen officemanagement, HR, ondersteuning van eventorganisatie, uitvoering van praktische dagdagelijkse taken en bijstaan van de leidinggevende. Verder dienen kandidaten te voldoen aan volgende bijkomende eisen:
- Opleiding in Office Management, Management Assistant of gelijkwaardig door ervaring
- Beschikken over sterke organisatorische competenties (goede prioriteitenstelling, planning, uitvoering, afwerking) is absoluut noodzakelijk
- Bezitten van een goede kennis van MS Office is noodzakelijk, kennis van SharePoint is een voordeel
- Beschikken over goede sociale en communicatieve vaardigheden ten opzichte van een brede waaier aan relaties
- Zich goed voelen in een kleinere organisatie waarvan de cultuur te vergelijken valt met een kmo; gedrevenheid, zin voor initiatief, proactiviteit, flexibiliteit, constructiviteit en intellectuele alertheid zijn belangrijke kenmerken hiervan.
- Sterk niet-hiërarchisch leiderschap kunnen tonen evenals grote discretie en voldoende diplomatie en die kan rekening houden met gevoeligheden van alle gesprekspartners, zowel intern als extern
- Zowel zelfstandig als in team kunnen werken en sterke vaardigheden bezitten in timemanagement, prioriteitenstelling en informatie-uitwisseling
Wat biedt Flanders’ FOOD je
- Een zeer interessante en multi-dimensionele functie binnen een organisatie waarin een dynamische en collegiale sfeer heerst
- Ondersteuning bieden aan de Managing Director van Flanders’ FOOD en ook haar vertrouwenspersoon worden
- Een competitieve verloning
- Interessant pakket extralegale voordelen
- De kans om bij te dragen aan het succes en de verdere uitbouw van Flanders’ FOOD binnen een heel boeiende en belangrijke industriële sector
Interesse
Aarzel niet om GERT OLEFS te contacteren op +32 (0)499 14 33 48 van 9u tot 20u van maandag tot vrijdag en van 11u tot 17u op zaterdag. U kan eveneens uw cv en motivatiebrief versturen naar jobs@hcinternational.biz. Wij contacteren elke kandidaat per mail of per telefoon en behandelen elke kandidatuur met discretie. Human Capital International werkt steeds op exclusieve basis met haar klanten.
